1. Administrator i zakres polityki
Administratorem danych osobowych jest Artur Januszczyk, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą ARTUR JANUSZCZYK USŁUGI INFORMATYCZNE IN4SYSTEM, ul. Grodzieńska 9/65, 19-300 Ełk, NIP: 8481600751, REGON: 281090809, działający pod marką in4system („Administrator”, „in4system”, „my”). Kontakt z Administratorem: info@in4system.com.
Polityka obejmuje stronę in4system.com, formularze kontaktowe i wyceny, newsletter, komunikację biznesową, umowy, realizację projektów, wsparcie, fakturowanie, konta użytkowników oraz panel admina i klienta. Opisuje przetwarzanie, w którym in4system jest administratorem. Gdy przetwarzamy dane klienta wyłącznie na jego udokumentowane polecenie, administratorem pozostaje klient, a zasady przetwarzania określa właściwa umowa zgodna z art. 28 RODO.
Wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych możesz zgłosić bezpośrednio przez podany wyżej kontakt.
2. Zasady i kategorie danych
Przetwarzamy dane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście, wyłącznie w określonych celach i w niezbędnym zakresie. Dbamy o ich prawidłowość, ograniczenie czasu przechowywania oraz poufność, integralność i dostępność.
Zależnie od relacji z nami dane mogą obejmować: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane firmy i rozliczeń, treść zapytania i projektu, korespondencję umowną, historię usług i wsparcia, faktury i płatności, informacje o koncie i roli, dane logowania i sesji, adres IP i techniczne logi bezpieczeństwa, adres newslettera, język, status zgody oraz daty zapisu i rezygnacji.
- Nie przesyłaj przez publiczny formularz danych szczególnych kategorii, haseł, kluczy prywatnych, danych dostępowych do produkcji, baz klientów ani poufnych dokumentów.
- Jeżeli takie dane są potrzebne w projekcie, najpierw uzgadniamy bezpieczny sposób przekazania i zasady dostępu.
3. Cele, podstawy prawne i czas przechowywania
Dokładna podstawa i okres przechowywania zależą od celu przekazania danych. Poniżej opisujemy główne sytuacje. Dłuższy okres stosujemy wyłącznie, gdy wymaga tego prawo, jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa.
| Cel | Podstawa prawna | Typowy okres |
|---|---|---|
| Zapytania i wyceny | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy żądasz działań przed zawarciem umowy; art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla zwykłej korespondencji biznesowej i kontaktu z osobą działającą po stronie firmy. | Zwykle do 12 miesięcy od ostatniego istotnego kontaktu, jeżeli współpraca nie rozpocznie się; dłużej, gdy dane są potrzebne do umowy lub roszczeń. |
| Umowy, projekty, wsparcie i panel klienta | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla wykonania umowy z osobą fizyczną; art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla osób kontaktowych B2B, obsługi usługi, dokumentacji i wsparcia. | Przez czas relacji, a następnie do przedawnienia właściwych roszczeń; roszczenia związane z działalnością gospodarczą co do zasady przedawniają się po trzech latach, o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej. |
| Konta, uwierzytelnianie i bezpieczeństwo | Art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO: dostęp żądany przez użytkownika, zapobieganie nadużyciom, bezpieczeństwo systemu i rozliczalność. | Dane konta przez czas aktywnego dostępu; cookies sesyjne zwykle do 8 godzin; dane bezpieczeństwa tak długo, jak jest to racjonalnie potrzebne do wyjaśniania incydentów i ochrony usługi. |
| Faktury, podatki i dokumentacja księgowa | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkami podatkowymi, księgowymi i ewidencyjnymi. | Przez okres wymagany prawem, co do zasady pięć lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami podatkowymi lub rachunkowymi; dłużej, jeżeli postępowanie zawiesza lub wydłuża ten okres. |
| Newsletter i marketing e-mail | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz uprzednia zgoda wymagana przez art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej. | Do wycofania zgody. Ograniczony wpis na liście wykluczeń i dowód zgody możemy zachować, aby respektować rezygnację, wykazać zgodność lub bronić roszczeń. |
| Roszczenia i zgodność z prawem | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy ciąży na nas obowiązek prawny, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. | Do ustania obowiązku albo upływu właściwych terminów roszczeń i odpowiedzialności. |
4. Formularze i newsletter
Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale imię i nazwisko, prawidłowy adres e-mail oraz treść zapytania są niezbędne, abyśmy mogli odpowiedzieć. Wysłania zapytania nie traktujemy jako zgody na niezwiązany marketing i nie wymagamy „akceptacji” tej polityki.
Zapis do newslettera jest odrębny i dobrowolny. Wybranie przycisku „Zapisz” po podaniu adresu e-mail jest jednoznacznym żądaniem otrzymywania newslettera in4system, w tym informacji handlowych i marketingu bezpośredniego pocztą elektroniczną. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili przez unikalny link rezygnacji w każdej kampanii lub kontakt z nami. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
5. Cookies i podobne technologie
Strona obecnie używa wyłącznie własnych technologii niezbędnych do świadczenia żądanych funkcji, utrzymania bezpieczeństwa, zapamiętania ustawień interfejsu i obsługi informacji o cookies. W dniu aktualizacji strona nie ładuje cookies analitycznych, reklamowych, profilujących ani śledzących z serwisów społecznościowych.
Niezbędne przechowywanie odbywa się na podstawie art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej, ponieważ jest konieczne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika albo transmisji komunikatu. Jeżeli wprowadzimy technologie opcjonalne, pozostaną wyłączone do czasu uzyskania ważnej uprzedniej zgody zgodnie z art. 399 ust. 1.
Aktualną listę cookies możesz w każdej chwili sprawdzić przez „Ustawienia cookies” w stopce. Ustawienia przeglądarki pozwalają także usuwać lub blokować zapis, ale część funkcji panelu i preferencji może wtedy działać nieprawidłowo.
| Nazwa | Cel | Typowy czas działania |
|---|---|---|
| cc_cookie | Przechowuje stan informacji o cookies i wybory użytkownika. | 182 dni |
| in4_access_token | Token HTTP-only zabezpieczający uwierzytelnioną sesję administratora lub klienta. | Zwykle do 8 godzin albo do wylogowania |
| in4_user | Podstawowe dane wyświetlane przez zalogowany panel; cookie nie służy do autoryzacji dostępu. | Zwykle do 8 godzin albo do wylogowania |
| in4system-ui-settings-v2 | Zapamiętuje układ, motyw i preferencje interfejsu. | Sesja przeglądarki albo do usunięcia |
| colorPref | Zapamiętuje preferencję jasnego lub ciemnego trybu. | Sesja przeglądarki albo do usunięcia |
6. Odbiorcy i dostawcy usług
Nie sprzedajemy danych osobowych. Dostęp ograniczamy do upoważnionych osób i dostawców, którzy potrzebują danych do określonego zadania. Zależnie od usługi odbiorcami mogą być dostawcy hostingu i infrastruktury, poczty e-mail i SMTP, utrzymania IT i bezpieczeństwa, księgowość, doradcy prawni lub podatkowi, dostawcy płatności albo integracji wybranych dla projektu oraz organy publiczne, gdy ujawnienia wymaga prawo.
Dostawcy przetwarzający dane w naszym imieniu są związani umowami, poufnością i udokumentowanymi poleceniami. W projektach klientów role ustalamy według rzeczywistego przepływu danych: in4system może być odrębnym administratorem, współadministratorem albo podmiotem przetwarzającym, a dla takiego przetwarzania pierwszeństwo ma właściwa umowa.
7. Przekazywanie danych poza EOG
W miarę możliwości wybieramy europejskie lokalizacje przetwarzania. Niektórzy dostawcy technologii lub integracje projektowe mogą jednak wiązać się z dostępem z państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo przekazaniem danych do takiego państwa.
W takim przypadku stosujemy mechanizm zgodny z RODO, odpowiedni dla państwa i dostawcy, na przykład decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne na podstawie art. 46 RODO oraz środki uzupełniające. Informację o zabezpieczeniach właściwych dla konkretnego procesu możesz uzyskać, kontaktując się z nami.
8. Źródła danych i obowiązek ich podania
Dane zwykle otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie. Biznesowe dane kontaktowe możemy też otrzymać od Twojego pracodawcy, klienta, upoważnionego przedstawiciela, partnera projektu albo z publicznego rejestru przedsiębiorców, gdy jest to potrzebne do weryfikacji firmy lub komunikacji o projekcie.
Podanie danych do zapytania lub newslettera jest dobrowolne. Dane umowne, dane konta i dane fakturowe mogą być konieczne do zawarcia lub wykonania umowy, nadania dostępu, wykonania obowiązku prawnego albo wystawienia prawidłowej faktury. Bez wymaganych danych możemy nie móc odpowiedzieć, zawrzeć umowy, udostępnić panelu lub zrealizować żądanej usługi.
9. Decyzje automatyczne i linki zewnętrzne
Nie wykorzystujemy danych do podejmowania wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osobę i nie profilujemy odwiedzających w celach reklamowych. Estymator projektu oblicza jedynie niewiążący, wstępny przedział na podstawie opcji wybranych przez użytkownika; każde rzeczywiste zapytanie ocenia człowiek.
Odnośniki do serwisów społecznościowych, WhatsApp i innych stron zewnętrznych są zwykłymi linkami. Zewnętrzny dostawca rozpoczyna przetwarzanie według własnej polityki, gdy zdecydujesz się otworzyć jego usługę; sama prezentacja linku nie powoduje załadowania jego narzędzi śledzących.
10. Bezpieczeństwo, zmiany i ramy prawne
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, rozdzielenie ról, cookies uwierzytelniające HTTP-only, szyfrowany transport, walidację po stronie serwera i ograniczony dostęp administracyjny. Żadna usługa internetowa nie gwarantuje absolutnego bezpieczeństwa, dlatego użytkownicy powinni chronić dane dostępowe i nie przekazywać ich osobom nieuprawnionym.
Przeglądamy politykę, gdy zmienia się strona, dostawcy, zakres przetwarzania albo prawo. Istotną zmianę opublikujemy tutaj z nową datą i, gdy będzie to wymagane, przekażemy bezpośrednio. Nowego celu opartego na zgodzie nie wprowadzimy bez uzyskania wymaganej zgody.
Kontakt w sprawach prywatności
W sprawach dotyczących tej polityki lub Twoich danych osobowych skontaktuj się z administratorem: info@in4system.com